Anderhalf jaar lang was voor veel medewerkers thuis werken de norm. Binnenkort lijkt daar verandering in gekomen. Als alles volgens plan blijft lopen, dan mogen we eind september weer terug naar kantoor!

Dit betekent ook dat de drukte op de werkvloer weer gaat toenemen. Hoe bereid je je als organisatie daar op voor? Welke regels ga je hanteren? En hoe kun je als interne communicatieprofessional je steentje bijdragen?

In dit artikel delen we 8 tips om de reboarding na corona zo effectief mogelijk te communiceren.

Terug naar de werkvloer; duidelijk communiceren is de sleutel tot succes

Er komt veel kijken bij de terugkeer naar de werkvloer. En dan heb ik het niet alleen over praktische zaken als ventilatie en pompjes met handgel, maar juist ook over de gevoelens van medewerkers.

Een aantal van jouw collega’s kijkt vast reikhalzend uit naar het moment dat ze weer op kantoor mogen zitten, evenveel anderen zullen het thuiswerken inmiddels omarmt hebben en hoeven niet zo nodig weer fulltime op kantoor te zitten. Onze tips bieden jou houvast om beide groepen te bereiken en te betrekken in de reboarding na corona.

Misschien heeft in jouw organisatie de meerderheid van het personeel gewoon op de zaak gewerkt, ook dan is duidelijke communicatie rondom de reboarding van groot belang. Het wordt namelijk weer drukker op de werkvloer; kantoorpersoneel laat zich weer vaker zien en ook komen er weer bezoekers langs.

Met duidelijke interne communicatie zorg je dat iedereen weet wat wel en niet kan en voorkom je dat de geldende maatregelen niet langer kunnen worden nageleefd.

1. Maak een communicatieplan voor de reboarding na corona

De interne communicatie rondom de reboarding omvat veel aspecten. Je hebt te maken met veel verschillende belangen en doelen. Daarom is het verstandig om hier een communicatieplan voor op te stellen. Daarin leg je vast welke doelgroepen je hebt (non-desk personeel, kantoorpersoneel, flexibele krachten, etc.) en welke informatie zij op welk moment aangereikt moeten krijgen. Daarna kun je deze boodschappen en doelgroepen koppelen aan de verschillende kanalen en middelen die je tot je beschikking hebt en de taken verdelen. Zo zorg je voor een gestructureerde aanpak en weet je zeker dat je niks over het hoofd ziet.

2. Creëer een reboarding moment dat bijblijft

Nieuwe afspraken moeten niet alleen tijdig, maar ook goed worden gecommuniceerd. Op deze manier worden deze beter nageleefd. Plan een moment in waarin je alle maatregelen binnen de organisatie uitlegt. Dit kun je bijvoorbeeld doen via Teams, Zoom of andere programma’s waarin je meetings kunt inrichten.

En als het over een aantal weken misschien verantwoord kan, dan kun je er misschien zelfs een hybride evenement van maken. Bijvoorbeeld in de vorm van een ‘welkom terug’ ontbijt of borrel eind september waarbij je niet alleen stil staat bij de geldende basisregels in jouw organisatie, maar ook ruimte geeft om iedereen zijn verhaal te laten doen over de afgelopen maanden.

Op deze manier zorg je ervoor dat het een moment is dat medewerkers bij blijft, waardoor ook automatisch de geldende afspraken en basisregels beter zullen blijven hangen.

3. Maak gebruik van verschillende interne communicatiekanalen

De zomervakantie is bij uitstek geschikt om je interne communicatieplan te maken. De komende periode zullen veel collega’s op vakantie gaan en nog niet bezig zijn met een terugkeer naar de werkvloer. Dit geeft jou de tijd om een goed plan voor te bereiden en ook de juiste interne communicatiekanalen te selecteren.

Stel je hierbij de vraag hoe je iedereen het beste kunt bereiken in aanloop naar jullie reboardingsmoment en daarna. Zo kun je non-desk medewerkers het beste op de hoogte houden via narrowcastingschermen op hun werkplek, informeer je kantoormedewerkers waarschijnlijk het meest effectief via e-mail of intranet en kun je alle doelgroepen, zeker in de vakantieperiode prima bereiken met leuke video’s die je verspreidt via jouw employee app.

4. Maak gebruik van de kracht van herhaling

Het is belangrijk dat medewerkers zich continu bewust zijn van de geldende hygiëne- en veiligheidsmaatregelen als afstand houden (indien nodig), handen wassen en thuisblijven als je verkouden bent.

Door continu en via verschillende kanalen deze boodschap te herhalen, zorg je ervoor dat personeel zich niet alleen continu bewust is van de maatregelen, maar ook sneller de regels zal respecteren.

5. Wees transparant in je interne communicatie

Het is van essentieel belang om transparant te zijn in de communicatie met de medewerkers. In tijden van verandering is het extra belangrijk dat medewerkers informatie direct van de organisatie ontvangen en niet via andere kanalen. Wees dus eerlijk over hoe het met het bedrijf gaat, welke verwachtingen de organisatie heeft ten aanzien van de werkplek, etc.. Zo kan er snel worden geschakeld en samen worden gewerkt om nieuwe oplossingen te vinden.

6. Maak het samenwerken en communiceren zo veilig mogelijk

Wanneer de medewerkers terugkeren op de werkvloer, zullen ze weer in teams en groepen samenwerken. Dit zal anders gaan dan voorheen. Soms zullen groepjes collega’s elkaar ontmoeten op de zaak, een andere keer zullen ze kiezen voor een online meeting en er zullen ook settings denkbaar zijn waarbij de helft van de groep op het werk is en de andere helft thuis werkt. Denk na en communiceer duidelijk over welke mogelijkheden je als organisatie wilt faciliteren. Deel ook welke afspraken daarbij gelden.

7. Houd thuiswerken bespreekbaar

We hebben het in dit artikel natuurlijk uitgebreid over de terugkeer naar kantoor. Echter moet dit niet betekenen dat thuiswerken geen optie meer is. Daarom is het van groot belang om dit in de interne communicatie goed te bespreken.

Bespreek dus goed welke medewerkers wanneer worden verwacht, hoeveel ruimte de medewerkers hebben om daar zelf over te beslissen, wat dit betekent voor de arbeidsvoorwaarden, etc.

Omdat er wordt verwacht dat veel meer mensen (gedeeltelijk) thuis zullen blijven werken dan voor de coronacrisis is een employee app een zeer goede oplossing.

8. Optimaliseer het feedbackproces

Tijdens het reboardingsproces, is het cruciaal om feedback te verzamelen van je medewerkers. Door medewerkers te betrekken bij het proces, zorg je ervoor dat het goed en veilig verloopt. Ook bevordert dit de teamspirit en de betrokkenheid. Het gebruik van reguliere enquêtes is traag en bemoeilijkt het proces, waarin het essentieel is dat iedereen op één golflengte zit.

Ook hiervoor is de employee app een goede oplossing. Deze kan zo worden ingericht dat medewerkers met slechts één druk op de knop kunnen laten weten hoe zij vinden dat het werk verloopt en hoe zij de reboarding maatregelen ervaren.