Het maken van jaarplannen waarin je vast legt wat je de komende maanden wilt bereiken en hoe je daar gaat komen, is in veel organisaties heel gebruikelijk. De huidige strategie wordt getoetst en de doelstellingen voor het nieuwe jaar worden bepaald. Maar maak jij ook een intern communicatieplan?
Het spreekt voor zich dat medewerkers goed geïnformeerd moeten worden over de strategie en doelstellingen van de organisatie. Interne communicatie speelt daarbij natuurlijke een belangrijke rol. Maar jij als interne communicatieprofessional hebt natuurlijk ook andere doelen. Daarom is het verstandig om ook een intern communicatieplan te maken voor het nieuwe jaar. In dit artikel vertellen we je waarom het opstellen van een intern communicatieplan zo belangrijk is. Ook zetten we de stappen van een succesvol intern communicatieplan op een rij.
Dit blogartikel is voor het eerst gepubliceerd op 28 november 2019, de eerste keer geüpdatet op 21 december 2021 en nu recent op 31 oktober 2023.
Waarom is een intern communicatieplan belangrijk?
Het interne communicatieplan bevat de doelstellingen, doelgroepen, activiteiten en planning van de interne communicatieafdeling in een bepaalde periode. Vaak wordt het plan aangevuld met een analyse van de huidige situatie, randvoorwaarden voor succes en de verwachte resultaten.
- Een intern communicatieplan biedt houvast in de activiteiten voor communicatieprofessionals.
- Het zorgt ervoor dat je als team een bijdrage kan leveren aan de corporate doelstellingen van een organisatie.
- Het zorgt ervoor dat je je niet te veel laat leiden door de waan van de dag.
- Het laat stakeholders zien waar je mee bezig bent en waar de pijlen op gericht zijn.
Stappenplan voor een succesvol intern communicatieplan:
- Maak een analyse van de huidige situatie
Analyseer waar je nu staat en bedenk waar je als organisatie graag wil komen te staan. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met:
a. De gewenste identiteit van de organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de missie, visie, strategie en waarden van de organisatie.
b. De huidige interne communicatiestrategie.
c. Trends en ontwikkelingen. Bijvoorbeeld binnen de doelgroep of in het communicatievakgebied. - Bepaal waar je naartoe wilt (doelen)
Nu je weet waar je staat, kun je ook kijken waar je naartoe wilt. Welke doelstellingen wil jij als interne communicatieprofessional realiseren? Waar zie jij kansen en mogelijkheden om je steentje bij te dragen aan het succes van de organisatie? Wil je de kernwaarden verankeren, de medewerkerstevredenheid vergroten of ben je ambitieus en ga je voor allebei?
Het helpt hierbij om relevante KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) vast te stellen op basis van wat jij wilt bereiken. - Bepaal je doelgroepen
Als je de doelstellingen eenmaal hebt bepaald is het goed om verder in te zoomen op jouw doelgroep. In dit geval jouw collega’s. Waarschijnlijk is dit geen homogene groep. Stel je daarom de vraag hoe de doelgroepen in jouw organisatie eruit zien en hoe je die het beste kunt definiëren? Voor een effectief intern communicatieplan is het van belang om dit scherp te hebben. Doelgroepen kunnen onder andere gesegmenteerd worden op basis van werklocaties, leeftijd, blue of white collar en gedachtegang.
- Definieer kernboodschappen
Het is belangrijk om op basis van je doelstellingen een aantal kernboodschappen te definiëren, die centraal staan in de interne communicatie. De beste boodschappen zijn simpel, verrassend, duidelijk, geloofwaardig, inspirerend en haken aan op een emotie.
- Stel vast wie input kan en wil leveren
Natuurlijk sta jij er niet alleen voor. Bedenk goed dat je als interne communicatieprofessional de schakel bent tussen management, stafafdelingen en de medewerkers. Neem dus ook even de tijd om jouw plan en kernboodschappen af te stemmen met jouw collega’s. Wat willen zij communiceren?
- Bepaal de communicatiemiddelen en -kanalen
Stel vast welke middelen en kanalen je gaat inzetten om te communiceren. Bepaal vervolgens hoe je die middelen en kanalen gaat inzetten. Denk hierbij uiteraard ook aan welke doelstellingen en doelgroepen je wilt bereiken. Niet elk middel en kanaal is namelijk even geschikt voor elke doelstelling en doelgroep.
- Stel een communicatiekalender op
Vertaal al je communicatie-acties naar een concrete planning. Zo behoud je het overzicht. Verdeel je acties goed over de tijd en let daarbij met name op dat iedere boodschap de aandacht krijgt die het verdient. Door goed het totaalplaatje in de gaten te houden, voorkom je een informatie overload bij collega’s. Maak ook slim gebruik van zogenaamde inhaakdagen. Zo zijn er speciale dagen voor veel beroepen, maar ook dagen die informatiebeveiliging of werkgeluk centraal stellen. Lees meer hierover in dit blog ‘waarom inhakers ook voor jouw interne communicatie een goed idee zijn’.
- Bepaal hoe je gaat evalueren
Bepaal hoe je de resultaten van communicatie gaat meten en evalueren en welke instrumenten je daarvoor gaat inzetten. Ook is het verstandig om in het interne communicatieplan vast te leggen hoe je de resultaten gaat terugkoppelen en presenteren aan stakeholders.
Wil je meer lezen?
Wij zijn gepassioneerd over interne communicatie. En de laatste jaren hebben wij dit vakgebied zien ontwikkelen van een nice-to-have naar een essentieel onderdeel om de organisatie op koers te houden en de medewerkers betrokken te houden. Ben je op zoek naar meer inspiratie en meer tips? In dit blog delen wij 8 tips om jouw interne communicatie nog verder te verbeteren (samen met jouw medewerkers).
