Verandering is in veel organisaties een continu proces geworden. De vraag van de klant verandert continu, net zoals de markt en de omgeving waarin je acteert. En bij deze veranderingen kan het gaan over kleine en grote veranderingen, spontane of geplande veranderingen en over veranderingen die moeten of die jullie willen als organisatie.

Zeker bij geplande veranderingen is het belangrijk dat je je medewerkers goed meeneemt. Elke verandering is namelijk op zoek naar erkenning, instemming en draagvlak. Als communicatieprofessional kan jij een verandermanager helpen met effectieve verandercommunicatie door een goed communicatieplan op te stellen. In dit artikel geven wij acht tips voor effectieve communicatie bij veranderingen.

Wat is verandercommunicatie?

Dit is de communicatie die je inzet wanneer je als organisatie belangrijke veranderingen doormaakt. Enkele voorbeelden van dit soort veranderingen zijn fusies, overnames, een nieuwe merkpositionering, een nieuwe huisstijl, een reorganisatie of de aanstelling van een nieuwe directie. Om veranderingen succesvol te laten zijn, zijn informatievoorziening en het creeren van betrokkenheid belangrijke succesfactoren. En het is goed om je te realiseren dat je dit niet alleen doet, niet als verandermanager en niet als communicatieprofessional. Dit doe je samen met een groot aantal collega’s.

De eerste 2 tips hebben betrekking op kennis van en over de verandering.

1.     De ‘waarom’ van de verandering

Je kunt je organisatie niet in één dag veranderen. Je blijft met mensen te maken hebben, en die hebben van nature moeite met veranderingen. Zeker als niet duidelijk is wat het doel is van de verandering, of als de veranderingen elkaar in hoog tempo op blijven volgen. Daarom is het belangrijk om de tijd te nemen voor het doorvoeren van een verandering en mensen tijd te geven om iets op zich in te laten werken.

Het is ook belangrijk om medewerkers goed uit te leggen waarom een verandering doorgevoerd wordt en wat de organisatie ermee wil bereiken. Luister hierbij ook goed naar de bezwaren en tegenargumenten. Het moet een dialoog zijn, niet een monoloog.

2.     What’s in it for me

Leg duidelijk uit wat de verandering betekent voor de medewerkers. Wat voor de één een enorme verandering is, kan voor de ander klein zijn. Het is dus belangrijk om de impact van een verandering te analyseren voor verschillende groepen medewerkers. Pas de boodschap hierbij ook aan op basis van de impact voor verschillende afdelingen en niveaus in de organisatie. Door goed na te denken over wat de verandering betekent voor medewerkers, kun je je verhaal goed afstemmen op wat er leeft binnen een team.

Naast kennis is het ook belangrijk dat men de verandering mee wil doorvoeren en dat men ook kan wat de verandering van hun vraagt. Hier gaan de volgende 2 tips over.

3.     Veranderen gaat over willen en kunnen

Je kunt dingen nog zo goed uitleggen, maar mensen kunnen alleen zichzelf veranderen. En alleen zij kunnen het nieuwe gewenste gedrag vertonen. Dit gaat over intrinsieke motivatie, het willen. En over het leuk maken van de nieuwe wijze van werken. Door bijvoorbeeld het inbrengen van competitie- of spelelementen.

Maar willen gaat niet zonder kunnen. In sommige gevallen is het goed om trainingen en cursussen aan te bieden om mensen voor te bereiden op de verandering.

4.     Zorg voor veranderambassadeurs

Als je te maken hebt met sterke groepsdruk binnen teams, zorg dan dat je een aantal prominente mensen in de coalitie hebt. Zij kunnen verandering stimuleren door het goede voorbeeld te geven. Zij zijn als het ware ‘influencers’ binnen je organisatie. Bovendien kan zo’n verbindende coalitie het uitwisselen van inzichten ovre de verandering vereenvoudigen. Naast een voorbeeld kunnen deze veranderambassadeurs ook een steunpilaar voor mensen zijn. Hier kunnen ze terecht met vragen, problemen en uitdagingen waar ze tegenaan lopen. En als laatste, laten wij bovenal niet vergeten dat veranderingen ook tijd kosten; geef mensen de tijd om te leren, maar ook om fouten te maken.

5.     Stel een communicatieplan op

Zoals eerder gezegd, elke verandering vraagt om erkenning, instemming en draagvlak. Om dit mede te realiseren is het opstellen van een communicatieplan bij en voor elke verandering erg belangrijk. Dit plan bevat verschillende onderdelen: wat is de kern van de verandering, het waarom achter de verandering, welke stappen en fasen onderscheiden we, wat is de tijdslijn, wie zijn er betrokken en welke rol hebben ze in de communicatie, wat zijn de kernboodschappen en welke middelen gaan we inzetten. Hier gaan ook de volgende tips over.

6.     Combineer fysieke bijeenkomsten met digitale communicatie

Hebben teams of medewerkers behoefte aan verduidelijking of wil jij graag input krijgen vanuit jouw organisatie? Organiseer dan een-op-een sessies met mensen of organiseer kleinschalige teammeetings. Digitale communicatie is erg geschikt om updates te geven rondom het proces van de verandering. Deze updates geven aan welke stappen er tot op heden gezet zijn, en welke stappen in de komende tijd gezet gaan worden.

Door op meerdere manieren te communiceren, blijft de boodschap beter hangen. Herhaal de highlights van fysieke bijeenkomsten bijvoorbeeld via narrowcasting. Of deel kennisartikelen en opiniestukken over het thema via de mail of employee app.

7.   Geef regelmatig korte updates

Wacht niet tot je een compleet en goed onderbouwd verhaal hebt. In het geval van communicatie bij veranderingen is het beter om mensen direct op de hoogte te stellen zodra je iets weet. Je snijdt jezelf in de vingers als er speculaties gaan rondzingen in de welbekende wandelgangen. Maak korte updates en deel die op regelmatige basis, bijvoorbeeld door middel van narrowcasting. Durf het ook eerlijk toe te geven als je dingen nog niet weet.

8.     Meer lezen?

En ja, ook in onze organisatie hebben wij te maken met veranderingen, en proberen wij alles uit dit blog zo goed mogelijk toe te passen. Maar wij hebben niet alle wijsheid in pacht. Dus wil je meer weten en lezen? Wij halen veel inspiratie en kennis uit de volgende 2 boeken. Basisboek Interne Communicatie (Erik Reijnders, Marius Hogendoorn, en Conny de Laat), en Interne communicatie, Strategieen, methoden en rollen (Huib Koeleman).

Onze oplossingen

Naast deze tips voor succesvolle communicatie bij veranderingen, hebben wij software die enorm kan helpen. Door middel van narrowcasting en de employee app kun je eenvoudig communiceren en de betrokkenheid van de medewerkers vergroten. Zowel narrowcasting als de employee app zijn erg gebruiksvriendelijk, waardoor je meteen zorgeloos aan de slag kan gaan.

Narrowcasting

Narrowcasting is een ideaal hulpmiddel om de communicatie binnen grote organisaties effectief te laten verlopen. Je kan er iedereen mee bereiken. Het is een krachtig communicatiekanaal waarmee via beeldschermen snel en eenvoudig gecommuniceerd kan worden met alle medewerkers. Op deze manier zorg je ervoor dat de medewerkers zich betrokken voelen en goed geïnformeerd worden over veranderingen.

Employee App

De interne communicatie app helpt je alle medewerkers, zelfs de ambulante, makkelijk te bereiken en informeren. Op deze manier kun je medewerkers je medewerkers te allen tijde op de hoogte stellen van veranderingen. Bovendien is de applicatie voorzien van uitgebreide autorisatiemogelijkheden. Zo kun je bepalen wie wat en wanneer iets te zien krijgt. Ook zorg je er zo voor dat medewerkers alleen relevante informatie te zien krijgen.

Advies

Wil je weten hoe MediaMyne jouw organisatie kan helpen bij het verbeteren van de communicatie bij veranderingen? Of heb je vragen over onze software voor narrowcasting en de employee app? Neem dan gerust contact op met onze experts. Zij staan altijd voor je klaar en helpen je graag verder!