Alle MediaMyne klanten die ik de afgelopen dagen heb gesproken, vertellen me dat ze op dit moment, als gevolg van de uitbraak van het coronavirus, enorme uitdagingen hebben op het gebied van interne communicatie. Deze uitdagingen hadden niet verder uiteen kunnen liggen!

Aan de ene kant zijn er organisaties waarbij het voltallige personeelsbestand, conform het advies van de overheid, thuis werkt. Zij moeten ervoor zorgen dat hun dienstverlening gewoon doordraait, zonder al te veel hinder voor de klanten.

Aan de andere kant spreek ik organisaties in de logistiek en productie, bijvoorbeeld in de levensmiddelenindustrie. Zij ervaren op dit moment enorme pieken en dalen in hun capaciteitsbehoefte, moeten een beroep doen op de flexibiliteit van hun medewerkers en ervoor zorgen dat zij zo goed mogelijk hun werk kunnen doen. Ondanks alle beperkingen en voorschriften.

Interne communicatie lijkt voor veel organisaties ineens niet langer een nice-to-have te zijn, maar een essentieel onderdeel om de organisatie op koers te houden. Is interne communicatie belangrijker dan ooit?

Interne communicatie: blue collar versus white collar organisaties

Bij MediaMyne maken we regelmatig het verschil tussen blue collar en white collar organisaties. Bij zogenaamde blue collar organisaties werken vooral medewerkers zonder vaste werkplek en zonder computer (bijvoorbeeld in de fabriek of in een warehouse). Het effectief bereiken van medewerkers vraagt een andere aanpak dan bij white collar organisaties.

Bij white collar organisaties heeft iedereen een computer en vaak ook een telefoon van de zaak. Dat betekent dat je als interne communicatie professional veel meer kanalen tot je beschikking hebt om je medewerkers te bereiken.

Tijdens deze coronacrisis worden deze verschillen nog verder benadrukt. De uitdaging voor beide groepen is enorm, maar de vraag en aanpak is totaal verschillend.

De uitdaging voor blue collar organisaties

Een aantal van onze klanten zijn actief in de productie en distributie van levensmiddelen. De druk op deze organisaties om te leveren, en zo lege schappen te voorkomen, is de afgelopen dagen enorm toegenomen. Medewerkers in deze organisaties gaan gewoon naar hun werk en maken overuren. Ook zijn er veel flexibele krachten en collega’s uit andere sectoren ingezet. Er is deze organisaties veel aan gelegen om te voorkomen dat hun medewerkers nu ziek worden.

Om ervoor te zorgen dat iedereen zich houdt aan de vastgestelde protocollen en procedures is het noodzakelijk om medewerkers continu te informeren. Niet alleen via e-mails of bijeenkomsten, maar juist ook op de werkvloer. Instructies over afstand houden, handen wassen en overhandigen van goederen komen nou eenmaal het beste tot hun recht op de plek waar ze van toepassing zijn.

Communicatie via beeldschermen kan enorm helpen om de gemaakte werkafspraken continu onder de aandacht te brengen van medewerkers. Een narrowcastingssysteem als MediaMyne maakt het verspreiden van actuele en correcte informatie heel eenvoudig. Zeker in grote logistieke centra of fabriekshallen.

Deel daarop niet alleen berichten over werkafspraken en procedures, maar communiceer ook motiverende boodschappen. Je kunt bijvoorbeeld actuele productiecijfers tonen, of het aantal gepickte orders. Zo weet iedereen wat er die dag al gedaan is en wat hen nog te wachten staat.

Ook informele boodschappen zijn op dit moment belangrijk. Zo kun je een medewerker bedanken die doorwerkt tijdens zijn verjaardag of stil staan bij alle extra inzet van medewerkers.

De uitdaging voor white collar organisaties

Bij de meeste white collar organisaties komen medewerkers helemaal niet meer bijeen op kantoor om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Nu is de populariteit van thuiswerken sowieso de laatste jaren gegroeid, maar nog niet eerder werden kantoren gedwongen om hun deuren te sluiten en iedereen thuis te laten werken.

Telecombedrijven zien pieken in dataverbruik, vooral door het gebruik van conference call tools, die vooral worden gebruikt door medewerkers onderling en voor afspraken met klanten.

Maar ook voor deze organisaties geldt dat ze de communicatie met hun medewerkers goed moeten structureren. Hoe zorg je er namelijk voor dat iedereen op de hoogte is en blijft van de (bijgestelde) organisatiedoelen? En hoe zorg je dat iedereen thuis zijn of haar taken goed kan uitvoeren? En ook niet geheel onbelangrijk, als er geen fysieke binding meer is met de organisatie, hoe houd je medewerkers betrokken en gemotiveerd?

Via online kanalen is het prima mogelijk om medewerkers op de hoogte te houden. Je kunt mailen en regelmatig updates op je intranet posten. Ook kun je verwijzingen plaatsen naar protocollen en procedures. Maar we hebben de afgelopen dagen kunnen zien dat het ook in de weekenden en avonden soms noodzakelijk is om je medewerkers te bereiken. Op dat soort momenten is de inzet van een employee app een groot voordeel. Via push berichten kun je medewerkers informeren over gewijzigde afspraken, zoals gedwongen thuiswerken, of geïnfecteerde medewerkers.

Wij staan voor jullie klaar

Of je nu bij een blue collar of een white collar organisatie werkt, interne communicatie is belangrijker dan ooit. Mocht je van gedachten willen wisselen over de korte termijn oplossingen voor jouw organisatie, dan staan we graag voor je klaar!