Zakelijk gebruik van WhatsApp, de één is er helemaal klaar mee, de ander vindt het een ideaal alternatief voor e-mail of telefoon. Maar hoe komt het dat deze meningen zo zwaar uiteen lopen? Zijn er verschillen in gebruik en toepassing? Ik nam de proef op de som. Ik vroeg onze LinkedIn volgers hoe zij denken over de do’s and don’ts in groepsapps op het werk.

Do’s and don’ts in zakelijke WhatsApp

Uit onderzoek door telecomprovider Tele2 bleek vier jaar geleden dat Whatsapp na email en telefoon het meest gebruikte communicatiemiddel op de werkvloer is. Een andere conclusie uit dit onderzoek: 46% zou destijds het liefst direct uit alle zakelijke WhatsAppgroepen stappen. Sinds Corona is er natuurlijk veel veranderd. Velen van ons zien collega’s niet meer dagelijks op de werkvloer. En informele gesprekken bij het koffiezetapparaat en in de wandelgangen worden afgewisseld met wekelijkse virtuele teammeetings of borrels.

Ik toetste deze gedragsregels en twee veelgenoemde irritatiepunten onder onze LinkedIn volgers. Wat kan wel en wat niet?

Poll 1: Emojis gebruiken in de zakelijke WhatsApp: go of no go?

Laat ik hier eens bij onszelf beginnen. Binnen MediaMyne gebruiken we in onze interne communicatie regelmatig emojis. Het geeft een bericht net wat meer non-verbale context, dan alleen maar getypte tekst. Maar wat vinden onze LinkedIn volgers? Is het gebruik van emojis een go of een no go?

Dit bleek een behoorlijk uitgemaakte zaak! Van alle respondenten gaf 95% aan het een go te vinden en dus geen moeite te hebben met emojis in een zakelijke WhatsAppgroep. Mijn aanname is dat emojis dusdanig zijn ingeburgerd in onze normale privécommunicatie dat we het zakelijk ook geen probleem meer vinden.

Recent schreef ik ook een blog Interne communicatie verbeteren met humor: zo doe je het. Hierin doe ik de suggestie voor het gebruik van Emoji’s met een twist gerelateerd aan je bedrijfscultuur. Dit om jouw communicatie levendig en herkenbaar te maken. Belangrijk voor je interne branding.

Poll 2: Horen medewerkers buiten hun werk bereikbaar te zijn?

Deze pollvraag heeft natuurlijk niet alleen betrekking op zakelijke WhatsAppgroepen. Ook e-mail is een veelbesproken communicatiekanaal als het gaat om bereikbaarheid buiten werktijd. In Frankrijk is sinds 2017 al een wet van kracht geworden, die medewerkers het recht geeft om niet bereikbaar te zijn buiten werktijden. Organisaties met meer dan 50 medewerkers zijn volgens deze wet verplicht om afspraken te maken over ‘out-of-office’ tijden. In Nederland ligt hiervoor een initiatiefwetsvoorstel. Maar hoe kijken onze LinkedIn volgers hier tegenaan?

Hier verschillen de meningen wat meer. Twee derde van de poll-deelnemers zegt nee, medewerkers hoeven niet bereikbaar te zijn voor werk gerelateerde zaken buiten werktijd. Een derde vind dat het wel zo hoort. Persoonlijk vind ik deze vraag wat lastiger te analyseren. We zien dat er sinds Corona meer mogelijkheden zijn gekomen om flexibele afspraken te maken over werktijden. Thuiswerken heeft laten zien dat een traditionele van negen tot vijf indeling niet langer van deze tijd is. Het begrip werktijden vervaagt daarmee ook. En dat is zeker iets om over na te denken binnen jouw organisatie.

Poll 3: Werknemers feliciteren: mag dat in de zakelijke WhatsAppgroep, of doe je dat privé?

Er zijn bedrijven waar al langer de regel geldt dat je niet een enkele collega aanspreekt in een zakelijke app-groep, bv om jouw collega te feliciteren. Wat is de mening van onze LinkedIn volgers die meededen aan deze poll?

Onze poll-deelnemers blijken niet al te veel moeite te hebben met het versturen van felicitaties via WhatsAppgroepen, bijna iedereen vind het geen probleem. Misschien dat het ook wordt gezien als een manier van onderlinge verbondenheid in een tijd waarin wij elkaar minder fysiek zien?

Poll 4: Op welke manier moeten grote hoeveelheden informatie worden gedeeld?

Ontvangen mensen liever één groot bericht met daarin alle informatie? Of ontvangen ze liever meerdere korte berichten in de zakelijke WhatsAppgroep met daarin per topic de informatie?

De meerderheid van onze poll-deelnemers (75%) heeft een duidelijke voorkeur voor liever wat meer korte berichten, dan één heel lang bericht met veel informatie. Scrollen vinden de meeste gebruikers dus niet fijn in WhatsApp. En waarschijnlijk vinden de meeste poll-deelnemers het ook makkelijker om meerdere korte berichten te scannen, dan één lang bericht tot zich te nemen.

Hoe zakelijk zijn groepsapps op het werk?

Bij deze polls is één belangrijke kanttekening te maken. Want hoe zakelijk zijn deze groepsapps nu eigenlijk?

Veel groepen zijn vandaag de dag in het beheer van collega’s. Hierdoor maken ze vaak geen deel uit van de formele interne communicatiestructuur. Organisaties kunnen dus ook geen invloed uitoefenen op de onderwerpen en thema’s die worden gedeeld in deze groepen.

Aan de andere kant creëren ze wel betrokkenheid binnen teams en afdelingen. Het is een fijn kanaal om successen te delen, bijvoorbeeld het binnenhalen van een nieuwe klant of het behalen van een mijlpaal binnen een project.

Kortom, ook al zijn de gecreëerde WhatsAppgroepen met collega’s vaak geen onderdeel van de formele communicatiestructuren, ze vervullen echter wel een belangrijke behoefte. En als je weet dat er veel van dergelijke WhatsAppgroepen zijn in jullie organisatie, stel dan een aantal gedragsregels op. Hieronder doen wij een aantal suggesties.

Gedragsregels bij zakelijk gebruik van Whatsapp

Zoals we hebben gezien, zijn er verschillende meningen over het zakelijk gebruik van Whatsapp, en wat wel of niet als hinderlijk wordt ervaren. Dit is persoonlijk en heeft met vele factoren te maken. Daarom is het goed om vanuit jouw organisatie een paar gedragsregels of richtlijnen op te stellen. Hieronder geef ik enkele suggesties en ideeën:

• Zo min mogelijk whatsapp berichten versturen buiten de reguliere werktijden; elk bericht doet je toch aan werk denken
• Bij spoed bellen in plaats van een whatsapp bericht sturen
• Geen verplichting om overal op te reageren, zeker niet bij bv. grappige appjes
• Blok 1 of 2 momenten per dag om de berichten te lezen en te reageren

Is WhatsApp een legitiem kanaal van jouw organisatie? Probeer dan de werk-privé balans te bewaken. Niet iedereen is hier even goed in.

• Maak gebruik van de app ‘WhatsApp Business’ voor duidelijk onderscheidt tussen privé en werk.Dit is een losse app van de reguliere WhatsApp, je kan beide apps tegelijkertijd op je telefoon hebben.
• Indien mogelijk, gebruik een aparte telefoon voor zakelijk gebruik

Hoe kun je op een andere manier hier als interne communicatieprofessional op inspelen?

Onze polls op LinkedIn zijn nauwelijks representatief te noemen. Onze LinkedIn volgers zijn voornamelijk interne communicatieprofessionals. En de steekproef was niet heel groot. Maar de uitkomsten prikkelen wel.

Hoe kun je als interne communicatieprofessional slim inspelen op het gebruik van communicatie-apps, zoals WhatsApp? Maar dan zonder irritant te worden en wel grip te houden op de inhoud? Wat zijn alternatieven, die wel onderdeel kunnen zijn van de formele communicatiestructuur?

Je zou de mogelijkheden van een interne communicatie app kunnen onderzoeken. Deze ondersteunen zowel organisatiebrede communities, als kleine teams. Binnen deze apps kun je gedragsregels bepalen die aansluiten bij de organisatiecultuur en geldende gedragscode. Het is een veilig alternatief voor de informele communicatiestructuur. De WhatsAppgroepen zullen waarschijnlijk niet verdwijnen, maar het biedt wel een gereguleerd alternatief voor medewerkers die nu de sociale druk voelen om deel te nemen via WhatsApp, maar dat liever niet willen.

Hoe gaat jouw organisatie om met zakelijke WhatsAppgroepen? Moedigen jullie het aan? Raden jullie het af? Of neemt jouw organisatie nog geen standpunt in? Ik hoor het graag!