Hoe vaak kijk jij iedere dag op je telefoon? Ik moet eerlijk bekennen dat ik heel veel zaken op mijn telefoon doe. Van bankieren en winkelen tot het bijhouden van mijn sportrooster. Alleen voor mijn werk gebruik ik mijn telefoon minder vaak.

Natuurlijk, ik bel en ik lees mijn mail en af en toe vraag ik verlof aan via de Atrea app die we daarvoor gebruiken. Maar er zijn nog veel meer dingen die ik graag op mijn mobiel zou doen. Zoals het delen van interessante artikelen met mijn collega’s. Of op de hoogte worden gehouden van belangrijke gebeurtenissen. Waarom zijn organisaties nog terughoudend met het ter beschikking stellen van bedrijfsinformatie op de mobiel?

Wat is een employee app?

In Europa maakt ongeveer een derde van alle organisaties op dit moment gebruik van een employee app. In de kern is een employee app bedoeld om te communiceren met medewerkers, maar een echte employee app is zoveel meer. Een goede employee app stelt je in staat om alle medewerkers te bereiken, ongeacht of ze toegang hebben tot zakelijke e-mail of een computer of laptop van de zaak. Een employee app geeft medewerkers toegang tot corporate informatie en laat hen eenvoudig in contact komen met collega’s en directie. En dat allemaal vanaf hun eigen smartphone.

Is jouw organisatie al overtuigd van de kracht van een employee app? Zo niet dan heb ik hier 20 redenen om het management in jouw organisatie te overtuigen dat een employee app echt een goed idee is.

1.      De digitale versie van jouw organisatie in pocket formaat

Het laatste nieuws, collega’s, vestigingen, je zult versteld staan van wat organisaties allemaal in een app weten te stoppen. Eigenlijk is een employee app een digitale vertaling van alles wat een bedrijf bezig houdt, maar dan in pocket formaat.

Omdat een employee app vanuit de ‘mobile first’ gedachte ontworpen is, werkt zo’n app veel intuïtiever dan een intranet waarvan ook een mobiele versie is uitgebracht. Je zult dus zeker weten scoren met de gebruiksvriendelijkheid en doelgerichtheid van de app.

2.      Thuis, onderweg of op de zaak, je bereikt medewerkers overal

Deze tijd vraagt meer dan ooit om contact. Contact met elkaar, met je collega’s, met de organisatie. Up-to-date blijven, terwijl je allemaal ergens anders werkt.

Het grote voordeel van de employee app is dat je iedereen overal kunt bereiken. Ook de collega’s zonder zakelijke e-mail of de non-desk workers zonder laptop of PC van de zaak. En natuurlijk thuiswerkers of collega’s die veel onderweg zijn. Met een employee app heb je iedereen binnen handbereik.

3.      Ook op afstand iedereen betrokken

Een employee app is ook goed in te zetten voor internal branding doeleinden. De app vergroot de medewerkersbetrokkenheid en laat collega’s zich meer verbonden voelen met de organisatie en jouw merk.

Een employee app nodigt uit tot interactie en zorgt ervoor dat je beter weet wat er in alle geledingen van de organisatie speelt. Je kunt inspelen op specifieke sentimenten en bepaalde boodschappen aanscherpen of aanpassen. Een app zorgt voor interactie en verbondenheid, tussen medewerkers onderling, maar ook zeker met de organisatie.

4.      Draagt bij aan een positieve organisatiecultuur

Deze interactie zorgt er ook voor dat je de waarden van de organisatie beter kunt verankeren. Door de kernwaarden en doelstellingen te delen en medewerkers en teams de mogelijkheid te geven om de successen die daarbij horen te presenteren, creëer je een positieve flow. Het betrekken van medewerkers uit alle lagen van de organisatie bij het maken van je content is daarbij ook een belangrijke succesfactor. 

Ook kan een app bijdragen aan een plattere organisatiecultuur doordat verschillende lagen in de organisatie makkelijker met elkaar in contact kunnen komen, door bijvoorbeeld vragen te stellen of elkaar te complimenteren.

5.      Ga de interactie aan

Een belangrijke succesfactor voor het succesvol inzetten van een medewerkers app is in veel organisaties het ondersteunen van user generated content. Medewerkers kunnen dan ook zelf afbeeldingen en teksten posten en content van elkaar ‘liken’.

Daarnaast kunnen medewerkers op een post van een ander reageren en op die wijze conversaties starten. Niet alleen is user generated content handig bij het uitwisselen van kennis en expertise over bepaalde onderwerpen, deze functie wordt ook veel gebruikt om het ‘sociale’ aspect van interne communicatie in te vullen.

6.      Geef het management continu een podium

Zichtbaarheid is voor het management een belangrijke reden om mee te willen denken over interne communicatie. Met een interne communicatie app kun je het management continu een podium bieden. Als onderdeel van de incrowd van een organisatie kunnen zij de interactie met medewerkers aangaan, maar ook doelgericht video’s of berichten plaatsen met een bepaald thema.

7.      93% van de Nederlanders is in het bezit van een smartphone

Nederland is één van de koplopers als het gaat om smartphone gebruik. Inmiddels heeft 93 procent van alle Nederlanders een smartphone. En dat betekent dat ook 55-plussers inmiddels volop gebruik maken van de smartphone. En dan kijken we iedere dag ook nog eens heel vaak op dat apparaatje. Zo’n 55 procent zelfs vaker dan 25 keer per dag.

De toename van het aantal thuiswerkers de afgelopen maanden heeft er ook nog eens voor gezorgd dat meer medewerkers behoeften hebben aan een zakelijk communicatiekanaal op de mobiele telefoon. Als jouw organisatie nog twijfelt over mobiele communicatie dan is dit dus wel het moment om de knoop door te hakken.

8.      Speel in op de communicatiegewoonten van medewerkers

Was het jou ook al opgevallen dat vooral de wat jongere medewerkers niet graag meer bellen? Ze zijn gewend geraakt aan het versturen van korte berichtjes via Whatsapp en andere chatprogramma’s. Ook email is een communicatiekanaal dat niet door iedere medewerker dagelijks wordt gebruikt.

Door jouw interne communicatie strategie aan te passen op de communicatiegewoontes van jouw medewerkers heb je veel meer kans dat de boodschap ook echt overkomt. De gemiddelde persoon gebruikt 25 mobiele apps per maand. Daar hoort jouw employee app er dan toch één van te zijn?

9.      Communicatie op maat

Natuurlijk wil jij niet verantwoordelijk zijn voor het ‘spammen’ van je collega’s. Daarom is het fijn als je jouw content doelgericht naar de juiste doelgroep kan sturen. Als er nieuwe veiligheidsmaatregelen gelden voor een vestiging in Maastricht, dan hoef je niet alle medewerkers in andere vestigingen daarvan ook op de hoogte te brengen.

Met een employee app kun je gericht informatie en inspiratie delen, waarbij je ook bepaalt of je feedback wilt ontvangen. Ideaal voor elke organisatie die professioneel wil communiceren in een vorm die past bij deze tijd.

10. Ga voor een soepele reboarding na corona

Een medewerkers app kan ook een belangrijke rol spelen in de reboarding na corona. Veel medewerkers werken al maanden thuis en je kunt je best voorstellen dat het allemaal even wennen zal zijn om weer terug te keren naar de werkvloer. Helemaal omdat er toch wel het één en ander veranderd is op die werkvloer.

Laat de reboarding na corona soepel en effectief verlopen door al vroegtijdig medewerkers voor te bereiden op de terugkeer naar de werkvloer. Gebruik de employee app om openingstijden te delen, werkplekken te reserveren en natuurlijk aandacht te vragen voor de geldende hygiëne- en veiligheidsmaatregelen.

11. Een veilige omgeving

Jouw interne communicatie app moet alleen toegankelijk zijn voor de personen voor wie de app bedoeld is. Medewerkers dus, en eventuele flexkrachten in jouw organisatie.

Met een interne communicatie app creëer je een veilige omgeving voor al je bedrijfsinformatie. Jij bepaalt zelf wie toegang krijgt tot de employee app. Deze toegang is vervolgens gekoppeld aan het inlogsysteem.

Daarnaast is er binnen de app ook de mogelijkheid om de boodschap alleen met die personen te delen voor wie de boodschap relevant is. De rest van alle gebruikers krijgt deze boodschap niet te zien.

12. Stimuleer de samenwerking tussen medewerkers en afdelingen

Medewerkers en afdelingen samen laten werken gaat niet vanzelf. Zeker niet als niet iedereen op dezelfde locatie werkt. Met een employee app kun je de samenwerking tussen collega’s en teams bevorderen. Je kunt collega’s met bepaalde expertises en ervaringen makkelijker vinden en benaderen, zodat je niet bij iedere uitdaging zelf het wiel opnieuw uit moet vinden. Ook als je elkaar misschien nog nooit face to face gezien of gesproken hebt.

Ook kun je interne competities ontwikkelen om de samenwerking te stimuleren. Onderzoek bijvoorbeeld op deze manier welke vestiging het best scoort op klantvriendelijkheid en laat collega’s elkaar feedback geven om een zo’n hoog mogelijke score te behalen.

13. Stimuleer een gezonde feedbackcultuur in de organisatie

Een employee app leent zich ook goed voor het creëren van een gezonde feedbackcultuur. Tegenover ieder kritiekpunt moeten vier complimenten staan om het punt van feedback goed te laten landen. Zorg er dus voor dat medewerkers leren om elkaar op een positieve manier feedback te geven.

Via een app is het geven van een duimpje voor iemands inspanning zo geregeld. Of kun je eenvoudig iemand complimenteren omdat hij/zij jouw fantastisch heeft geholpen. Maar ook kun je de dialoog starten over verbeterpunten op zowel individueel-, team- als organisatieniveau.

14. Promoot het delen van kennis

Kennis delen is in iedere organisatie belangrijk, maar ook vaak een bottleneck. Met een employee app zijn er talloze mogelijkheden om de kennis die aanwezig is bij medewerkers en in documentatie met elkaar te delen.

Aansprekende voorbeelden zijn apps die het smoelenboek koppelen aan de competenties en expertises van hun medewerkers. Je kunt dus snel opzoeken welke collega’s jou het beste kunnen helpen om een probleem op te lossen. De experts kunnen op hun beurt weer verwijzen naar documenten op bijvoorbeeld het intranet, door snel linkjes te zoeken en te delen.

15. Maak de onboarding van nieuwe medewerkers leuker

Als er iets een uitdaging is gebleken tijdens deze coronatijd, dan is het de onboarding van nieuwe medewerkers. Hoe zorg je er nu voor dat medewerkers op een goede manier kennismaken met de cultuur en strategie van de organisatie? Het lezen van ellenlange documenten is natuurlijk niet heel erg inspirerend en motiverend.

Een app kan het onboarding programma interactiever en leuker maken. Denk aan kennismakingsvideo’s van de directie en management gekoppeld aan de missie en visie van het bedrijf. Quizjes om de opgedane kennis te checken en natuurlijk ook verplichte items die moeten worden afgerond om verder te kunnen gaan met het programma.

Tevens kunnen nieuwe medewerkers al kennismaken met hun collega’s en relevante expertises in de organisatie en zien wat de organisatie dagelijks bezig houdt.

16. Ontdek hoe vaak jouw berichten worden gelezen

Een employee app heeft nog een groot voordeel. Je kunt namelijk precies achterhalen wat het effect is van je communicatie. Allereerst kun je natuurlijk meten hoe vaak je app wordt geopend en gebruikt en door wie. Daarnaast kun je per item meten hoe actief medewerkers zijn. Hoe vaak worden berichten geliked en gedeeld? Hoe vaak wordt er gereageerd op polls en fora. En hoe actief is de deelname aan de klantvriendelijkste winkel competitie? Deze data kun je goed gebruiken om te bepalen wie je ambassadeurs zijn in de organisatie. Of welke teams wat extra gemotiveerd moeten worden.

17. Geen e-mail meer nodig

Alhoewel e-mail in een zakelijke omgeving nog steeds één van de meest gebruikte kanalen is, sturen mensen buiten hun werk nog maar heel weinig e-mails naar hun familie of vrienden. Alle interactie verloopt via sociale media als Whatsapp, Facebook of Instagram.

Daarnaast is zakelijke e-mail een steeds lastiger kanaal om iedereen te bereiken. In veel organisaties heeft niet eens iedere medewerker toegang tot e-mail. Andere medewerkers komen om in de bergen e-mail die iedere dag verstuurd wordt. Hoe val je dan nog op?

Door bijvoorbeeld slim gebruik te maken van push notificaties op de juiste momenten, kun je jouw collega’s veel effectiever bereiken met een app.

18. Maak een einde aan de niet-officiële kanalen (bijv. Whatsapp)

In iedere organisatie zijn ze er wel. De informele kanalen voor communicatie, waarvan je niet wilt dat deze strand in een e-mail inbox. Ik heb ze zelf ook. Whatsapp groepen, Slack groepen, noem maar op. Op al deze kanalen worden korte updates gedeeld die voor iedereen relevant zijn, maar waar je geen e-mail aan wilt wijden.

Nadeel is dat je als organisatie totaal geen grip meer hebt op deze communicatie. Je verliest als organisatie letterlijk het contact met je medewerkers en kunt niet langer volgen wat er speelt. Door deze informele kanalen te vervangen door een employee app, krijg je de controle weer terug en kun je beter inspelen op sentimenten en ontwikkelingen.

19. Deel videoboodschappen voor nog meer engagement

Video en smartphones zijn een gouden combinatie. Waar een artikel al gauw heel lang lijkt op een smartphone, is een video zeer geschikt om de wat langere boodschappen over te brengen. Dit brengt een aantal voordelen met zich mee. Zo blijken de ontvangers van een video, de boodschap beter tot zich te nemen en eerder geneigd te zijn om de volledige video te bekijken. Daarnaast reageren medewerkers positiever op persoonlijke videoboodschappen van directie of management dan op een blog of column. Dit komt vooral doordat je ook de non-verbale communicatie goed kunt overbrengen in een video.

20. Het ideale kanaal om te gebruiken als een ander kanaal niet werkt

Storingen op het bedrijfsnetwerk hebben al snel invloed op de bereikbaarheid van de organisatie, maar ook van de medewerkers intern. Een smartphone heeft tegenwoordig bijna altijd wel bereik. En is dus ook een ideaal medium om storingen op andere kanalen, zoals e-mail of het intranet te delen.

Binnen enkele minuten kun je de storing delen met medewerkers en uitleggen wat er van hen wordt verwacht om te doen. Dit zorgt ervoor dat processen veel sneller kunnen worden hervat.

Ben je overtuigd over de kracht van een employee app na het lezen van deze blog? Of wil je graag met één van onze experts verder sparren over het creëren van intern draagvlak voor een interne app? Neem dan contact met ons op!

MediaMyne heeft haar krachten gebundeld met IncrowdPro, de app voor interne communicatie. Meer weten? Check het artikel over onze samenwerking of bekijk de website van IncrowdPro.