De uitbraak van het coronavirus heeft veel veranderingen met zich meegebracht. Eén van deze veranderingen is dat veel mensen noodgedwongen thuis moeten werken. Dit heeft als gevolg dat er veel uitdagingen zijn op het gebied van interne communicatie. Het is bijvoorbeeld moeilijker om de nadruk op een onderwerp te leggen, wanneer je iemands lichaamstaal niet ziet. Om de zaken nog steeds goed te laten verlopen is het belangrijk dat er ook vanuit huis goed kan worden gecommuniceerd met de medewerkers. De volgende tips helpen jou om zo effectief mogelijk te communiceren met thuiswerkers.

Tips voor het effectief communiceren met thuiswerkers

1. Plan regelmatig contactmomenten in

Eén van de belangrijkste punten bij het thuiswerken is het contact hebben met je medewerkers. Om deze reden is het verstandig om vaste momenten in te plannen waarin alle medewerkers contact hebben met elkaar. Zo hebben wij van MediaMyne iedere ochtend een Skypemeeting. Hierin nemen we de activiteiten van de dag door, kunnen ideeën worden geïntroduceerd en houden we elkaar op de hoogte van ontwikkelingen binnen het bedrijf. Als iemand complicaties heeft met thuiswerken kunnen deze ook worden gemeld.

Het is misschien niet mogelijk om naar iemands werkplek te lopen en een vraag te stellen, maar vragen kunnen nog steeds eenvoudig aan elkaar worden gesteld. Je kunt bijvoorbeeld met een collega Skypen als je met een vraag zit. Ook kunnen meetings worden voortgezet via dit platform. Andere platformen die kunnen worden gebruikt zijn Zoom en Microsoft Teams. Voor kleine vragen tussendoor kan er gebruik worden gemaakt van Slack. Hiermee kunnen struikelblokken worden verholpen voor het grote problemen worden.

2. Maak ruimte voor niet-werk gerelateerde gesprekken

Het is niet meer mogelijk om elkaar bijvoorbeeld op de gang tegen te komen en een gezellig gesprek te hebben. Dit is een essentieel onderdeel van plezier op het werk. Normaal gesproken komen dit soort momenten spontaan op je af, maar nu moet je dit soort gespreken zelf opzoeken. Dit kan op een aantal manieren:

1. Op het moment dat een meeting eerder eindigt, kun je die tijd gebruiken om te socialiseren. Als er geen belangrijke onderwerpen meer zijn, is er ruimte voor wat small talk.
2. Plan 30 minuten in voor een meeting die na 15 minuten al afgelopen is. Dit geeft ook de mogelijkheid om even over wat anders dan werk te praten en relaties te onderhouden.
3. Kies er tijdens de lunchpauze bijvoorbeeld voor om met een medewerker een Skypegesprek aan te gaan. Dit kan het gevoel geven van een normale lunchgesprek zoals normaliter op het kantoor wordt gehouden. Ook kunnen meerdere medewerkers dit tegelijkertijd organiseren.

3. Stel een duidelijk communicatiebeleid op

Het is van belang dat er op een gepaste manier wordt gecommuniceerd met elkaar. Dit hoeft geen moeilijk beleid te zijn, maar er moet worden vastgesteld welke vorm van communicatie gepast is. Zo kun je bijvoorbeeld via Skype en Slack over de dagelijkse gang van zaken communiceren. Dan zitten de individuele inboxen niet al te vol en kun je formele corporate mededelingen makkelijker via e-mail communiceren.

De organisatie is een professionele werkomgeving, maar het kan geen kwaad om reglementen omtrent taalgebruik op te stellen. Hierin kun je vermelden wat wel of niet gepast is en welke woorden uit den boze zijn in de communicatie met elkaar.

4. Maak gebruik van samenwerkingssoftware

Om een goede workflow te behouden is het van belang dat communicatiemedewerkers eenvoudig kunnen bijspringen bij projecten als er problemen zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan toegang tot het e-mailplatform of interne Content Management Systeem dat je gebruikt. Zorg dat er meer mensen zijn die toegang hebben tot deze systemen, zodat als de nood aan de man is, je snel kunt opschalen. 

5. Hanteer concrete deadlines

Thuis hebben medewerkers de zorg voor kinderen en andere afleidingen. Om er voor te zorgen dat werkzaamheden niet in het gedrang komen is het verstandig om deadlines af te spreken. Op deze manier raak je minder snel afgeleid en kan er effectiever worden gecommuniceerd. Alle medewerkers werken naar één doel en zullen er alles aan doen om dit op tijd af te krijgen. Als iemand tegen problemen aanloopt zullen deze sneller worden gecommuniceerd. Doordat er enigszins sprake is van een tijdsdruk zullen medewerkers er effectiever communiceren om het doel te behalen.

Het is belangrijk dat iedereen elkaars deadlines kent. Op deze manier kunnen de medewerkers elkaar scherp houden. Een goed systeem om dit op te doen is bijvoorbeeld Trello. Dit is zeer eenvoudig te gebruiken en iedereen met een uitnodiging kan hierin kijken.

6. Introduceer plannen met grafieken en beelden

Nadruk leggen op bepaalde onderwerpen is veel lastiger als iedereen thuiswerkt. Bij overleggen en presentaties is er vaak ook een bord aanwezig waarop bepaalde zaken kunnen worden opgeschreven of getekend om het duidelijker te maken. Om ervoor te zorgen dat plannen tijdens het thuiswerken toch met wat meer impact kunnen worden geïntroduceerd, kun je gebruikmaken van beelden en diagrammen.

Deze zijn ontworpen om eenvoudig een boodschap door te geven. Ook geeft het processen en ideeën simpel en duidelijk weer. Hierdoor worden onderwerpen snel duidelijk en blijft de communicatie effectief.

7. Stel een handboek met informatie op

Heb jij nog geen handboek gemaakt voor thuiswerken, dan is het zeker handig om dat te doen. De komende weken werkt iedereen sowieso nog vanuit huis en dan is het handig dat medewerkers weten wat de afspraken zijn. Een handboek zorgt er voor dat jouw collega’s snel de informatie kunnen vinden die ze zoeken.

 Er kunnen een aantal onderwerpen in worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan:

1. De werktijden, iedereen moet weten of de werktijden zijn gewijzigd en wanneer zij beschikbaar moeten zijn.
2. Hoe jouw medewerkers verbinding kunnen maken met VPN
3. Hoe zij bij alle benodigde bestanden kunnen komen
4. Bij wie ze terecht kunnen voor technologische problemen en andere vragen
5. Welke communicatiekanalen er ter beschikking zijn gesteld en hoe corporate informatie gedeeld wordt met medewerkers.

Nog een aanvullende tip. Als je handboek af is en rondgestuurd, kun je medewerkers vragen om hun ervaringen met thuiswerken te delen in een korte vragenlijst. Hierin verwerk je vragen over hoe goed de medewerkers van huis uit kunnen werken. Vraag ook hoe het bedrijf kan helpen.

Korte samenvatting

Wij staan voor je klaar

Hierbij onze 7 tips voor effectief thuiswerken. Hoe gaat het thuiswerken bij jou? Heb jij nog andere tips? We horen het graag! Kunnen we jou helpen om de communicatie naar jouw medewerkers te verbeteren? Kijk dan eens naar onze employee app. Mocht je van gedachten willen wisselen over de korte termijn oplossingen voor jouw organisatie, dan staan we graag voor je klaar!