Interne communicatie is de laatste jaren van een nice-to-have doorontwikkeld naar een essentieel onderdeel om de organisatie op koers te houden. In dit artikel geven we meer achtergrond en 8 tips om de interne communicatie te verbeteren in jouw organisatie.

Interne communicatie: 8 tips en meer

De volgende punten worden besproken in dit artikel:

• Wat is interne communicatie?
• Waarom is interne communicatie belangrijk?
• Intern beginnen is extern winnen
• 8 tips om interne communicatie te verbeteren
• De oplossing van MediaMyne

Deze blog is voor het eerst gepubliceerd in april 2019, in januari 2021 heeft de eerste update plaatsgevonden, en in augustus 2023 de tweede update.

Wat is interne communicatie?

Alle vormen van communicatie binnen een organisatie zijn interne communicatie. Dus het ontvangen, doorgeven en beschikbaar maken van informatie voor en door medewerkers. Goede interne communicatie zorgt voor meer betrokkenheid, productiviteit en samenwerking binnen de organisatie, en versterkt de bedrijfscultuur. Het dient als een krachtig middel om doelen en strategieën te delen, successen te vieren en uitdagingen aan te pakken. Door heldere en duidelijke boodschappen te verspreiden, ontstaat er een gevoel van eenheid en saamhorigheid onder het personeel. En hierdoor loopt de externe communicatie ook soepeler én met meer succes.

Waarom is interne communicatie belangrijk?

‘Interne communicatie is belangrijk.’ Maar waarom dan? Een organisatie streeft ernaar dat de zaken goed lopen voor klanten en wil een mooi resultaat draaien. En om dit te realiseren geldt: ‘om extern te winnen moet je eerst intern winnen!’.

Interne communicatie vormt het kloppende hart van elke organisatie. Effectieve interne communicatie versterkt de betrokkenheid van medewerkers, maakt van jouw medewerkers ambassadeurs voor jouw organisatie en merk(en), helpt bij veranderingen in de organisatie, en zorgt voor een inclusieve en diverse organisatie. Het is hiermee de hoeksteen van productiviteit en samenwerking binnen teams. En daarmee draagt interne communicatie bij aan een duurzaam concurrentievoordeel.

Intern beginnen is extern winnen

Medewerkersbetrokkenheid is een van de belangrijkste factoren om extern te kunnen winnen. Als de interne communicatie binnen de organisatie goed loopt zullen medewerkers zich meer verbonden en betrokken voelen. Want betrokken medewerkers hebben het gevoel dat ze gehoord worden en dat ze ook echt een bijdrage kunnen leveren. Hieruit volgt dan weer een meer gemotiveerde en tevreden medewerker.

Het Service Profit Chain model is een voorbeeld hoe de winstgevendheid met betrokkenheid is verbonden. Het begint namelijk allemaal bij de betrokken medewerker. Gemotiveerde en tevreden medewerkers zorgen namelijk voor een hogere productiviteit, een hogere klanttevredenheid, en ze blijven graag werken bij een organisatie. Resultaat: tevreden en loyale klanten die zorgen voor duurzame groei en winst. Daarom is het van belang dat intern alles goed loopt om zo extern resultaat te kunnen zien. Om hiermee te helpen hebben we 8 tips om de interne communicatie in een organisatie te verbeteren.

8 Tips om de interne communicatie te verbeteren

1. Intern communicatieplan opstellen

Goede interne communicatie begint met een goede planning. Daarom is het belangrijk dat je eerst een interne communicatiestrategie of plan opstelt. Daarbij is het relevant dat je dit doet met de input van je medewerkers. Zo kan er namelijk worden gezien waar ze voor open staan, wat ze goed vinden gaan en wat er uiteraard beter kan. Door middel van de volgende vragen haal je input op:

• Welke rol speelt communicatie binnen jouw organisatie?
• Op welke manier doet de organisatie dit nu? En werkt het?
• Waar is verbetering nodig/mogelijk?
• Wat vinden de medewerkers van de interne communicatie? Missen zij informatie?

Met deze  input kan je dan vervolgens jouw plan gaan bouwen. Dit betekent onder andere nadenken over de doelstellingen die je wil realiseren, welke doelgroepen onderscheidt je, welke kernboodschappen zijn belangrijk, van wie heb je allemaal input nodig, welke communicatiekanalen ga je inzetten en tenslotte het maken van een jaarkalender.

2. Tweerichtingsverkeer is een echte must

Een veel voorkomende uitdaging is om met jouw medewerkers te communiceren, in plaats van tegen hun te communiceren. Het is de kunst om medewerkers ruimte te geven, maar ook vrijheid, om hun mening en feedback te delen. Immers, zij hebben veel kennis en creativiteit, en het is zonde om deze niet volledig te benutten.

Kortom, het is belangrijk om op een continue basis tweerichtingsverkeer te stimuleren. Dus niet alleen fysiek zoals middels teamvergaderingen maar ook digitaal. Dit opent de mogelijkheid voor medewerkers om hun inbreng op elk gewenst moment te geven.

3. Blijf direct communiceren

Het is essentieel om direct en fysiek te blijven communiceren met je medewerkers. Ondanks alle digitale mogelijkheden die er ontstaan. Op deze manier voorkom je namelijk miscommunicatie en conflicten. Geef ze de kans om mee te denken over bepaalde zaken die direct en/of indirect te maken hebben met hun functie, de organisatie of markt. Daarmee zorg je namelijk voor nieuwe inzichten, creatieve oplossingen en ideeën. Teamvergaderingen en zeepkistsessies bieden jouw medewerkers de mogelijkheid direct vragen te stellen en ideeen in te brengen.

4. ‘One size does not fit all’

De verschillende (sub)groepen van medewerkers binnen een organisatie identificeren is cruciaal. Ten eerste is namelijk niet iedereen bevoegd om over bepaalde informatie te beschikken. Ten tweede is deze informatie voor sommige medewerkers zelfs overbodig. De informatie moet daarom worden afgestemd op de interne doelgroepen om zo een ‘overload’ aan informatie te voorkomen. Op deze manier blijft de ontvangen informatie langer hangen en voorkom je miscommunicatie.

5. Maak gebruik van verschillende communicatiekanalen

Om ervoor te zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste doelgroep komt, is het belangrijk om diverse communicatiekanalen in te zetten. Denk aan een digitale werkplek, een samenwerkingsplatform, social intranet, een email nieuwsbrief, narrowcasting maar zeker ook een interne communicatie app.

Door middel van de technologie van tegenwoordig gaat het verspreiden van een boodschap een stuk sneller en gemakkelijker. Daarom zijn deze hulpmiddelen geschikte middelen om van interne communicatie een nog groter succes te maken. Voor veel organisaties is een social intranet alleen vaak niet voldoende. In onze blog ‘hoe verbeter ik de interne communicatie met mijn werknemer?’ wordt dit nader toegelicht.

6. Zorg voor afwisseling, humor en inclusiviteit

Interne communicatie gaat vaak over formele onderwerpen. Het risico is dat de communicatie te eentonig wordt, met als gevolg dat de nieuwsberichten nog maar nauwelijks worden gelezen. Durf dus ook informeel te communiceren! Zorg voor informele berichten waardoor medewerkers zich betrokken voelen. Dit zal uiteindelijk voor meer afwisseling zorgen, met als gevolg verhoogde interactie met betrekking tot interne communicatie.

Naast afwisseling met informele communicatie is humor ook belangrijk. Speciaal hiervoor hebben wij een overzicht gemaakt met innovatieve en humorvolle manieren om van jouw interne communicatie een plezier te maken. Denk hierbij aan Memewedstrijden of Emoji’s met een twist. Je leest er meer over in deze blog. We willen immers allemaal medewerkers met een blij gezicht zien!

En dan als derde aandachtspunt inclusiviteit. Onze samenleving wordt steeds diverser, en zo ook onze organisaties. Het is daarom belangrijker dan ooit om taal- en beeldgebruik te hanteren die iedereen respecteert en insluit. Door je bewust te zijn van de woorden die je kiest en de beelden die je gebruikt, kan je een positieve impact hebben en inclusiviteit bevorderen. Na het toepassen van de 6 tips uit deze blog is jouw interne communicatie super inclusief!

7. Gebruik onze Interne Communicatiekalender

Bij vrijwel elke organisatie staan ieder jaar dezelfde thema’s en doelstellingen weer op het programma. Medewerkers moeten continu herinnerd worden aan de missie, visie en kernwaarden van de organisatie, maar ook veiligheidsvoorschriften en ISO richtlijnen zijn vaste prik. Soms is het behoorlijk taaie kost en het is zeker niet eenvoudig om daar ieder jaar weer een leuke insteek voor te bedenken. Een oplossing hiervoor zijn inhakers.

Met de Interne Communicatiekalender 2024 hoef je niet meer bang te zijn dat je schermen leeg blijven of dat je intranet alleen nog maar verouderde nieuwsberichten toont. De Interne Communicatiekalender staat boordevol inspiratie om al je kanalen goed gevuld te houden.

8. Veranker interne communicatie in de strategie van organisatie

En dan ‘last but not least’. De initiatieven rondom interne communicatie en de betrokkenheid van je medewerkers moeten verankerd zijn in de strategie van de organisatie. Hieruit volgt dat de betekenis van medewerkersbetrokkenheid door iedereen op dezelfde manier wordt begrepen en onderstreept wordt.

De oplossing van MediaMyne

Naast deze tips om de interne communicatie te verbeteren heeft MediaMyne software die enorm kan helpen. Door middel van de software voor narrowcasting en de interne communicatie app kan je namelijk niet alleen de interne communicatie verbeteren, maar ook de betrokkenheid van je medewerkers vergroten! Zowel narrowcasting als de employee app worden bestuurd door een gebruiksvriendelijk CMS, waardoor je meteen zorgeloos aan de slag kan gaan.

Ook biedt MediaMyne meerdere blogs en whitepapers aan die een meerwaarde bieden met betrekking tot interne communicatie.

Narrowcasting

Narrowcasting is een manier om de interne communicatie binnen grote organisaties effectief te laten verlopen. Het is een krachtig communicatiekanaal waarmee snel en eenvoudig kan worden gecommuniceerd met alle medewerkers. Via beeldschermen worden de medewerkers continu op de hoogte gehouden over belangrijke ontwikkelingen en veranderingen. Op deze manier zorg je ervoor dat de medewerkers zich betrokken voelen en goed worden geïnformeerd.

Employee App

De interne communicatie app helpt de organisatie al haar medewerkers (zelfs de ambulante) makkelijk te bereiken en te informeren. Maar zoals we al zeiden is niet alle informatie bestemd voor alle medewerkers: daarom is de applicatie voorzien van uitgebreide autorisatie mogelijkheden. Jij kiest zelf wie wat wanneer iets te zien krijgt. Daarnaast zorg je er ook voor dat de medewerkers alleen relevante informatie te zien krijgen. Zo kan je afleiding door overbodige informatie voorkomen.

Advies

Wil je weten hoe MediaMyne de oplossing kan zijn binnen jouw organisatie voor het verbeteren van de interne communicatie of heb je vragen over onze software voor narrowcasting en de interne communicatie app? Neem dan gerust contact op met onze experts. Zij staan altijd voor je klaar en helpen je graag verder!